Une nouvelle année commence, et la galette des rois à peine digérée, une autre tradition s’invite dans le monde de l’entreprise : l’entretien d’évaluation.
Est-ce pour se dire dans le confinement ce qu’on se dit tous les jours à la cantine ?
Pas exactement : L’entretien d’évaluation est un dialogue formalisé entre vous, manager et chacun de vos collaborateurs. Il a pour but de faire le bilan d’une période écoulée et de définir les objectifs à venir.
En effet, lors de ce temps d’échange, qui aura lieu dans un lieu clos, dans un temps défini et sans être dérangé, vos collaborateurs pourront s’exprimer sur leur mission dans l’organisation, formuler leur(s) souhait(s) d’évolution, prendre connaissance de ce que vous pensez de leur travail et de ce que l’entreprise attend d’eux.
Ce qui va vous permettre d’actualiser le contenu des missions, d’identifier les leviers de motivation de chaque collaborateur, de développer les compétences et la cohésion au sein de votre équipe.
Vous allez, dans le même temps, clarifier vos attentes, donner les objectifs de l’année, ainsi que le mode de fonctionnement de l’équipe.
Vous et vos collaborateurs ne seront pas les seuls bénéficiaires de l’entretien d’évaluation. Pour l’entreprise toute entière, c’est l’occasion de partager l’information, ascendante et descendante, de maintenir (ou de ré-établir) le dialogue, pour optimiser la communication et donc la performance.
Bref, vous l’avez compris, l’entretien d’évaluation est un grand levier de la performance.
Comme je l’annonçais en début d’article, l’entretien d’évaluation est un dialogue formalisé. Il va donc falloir suivre 7 étapes :
- La préparation
- L’accueil
- Le bilan de l’année écoulée
- Les objectifs de l’année à venir
- Les souhaits d’évolutions de vos collaborateurs
- La conclusion
- Le suivi
Reprenons chacun des points :
1- La préparation
L’enjeu est d’évaluer votre collaborateur sur une année entière. En lui parlant uniquement des faits produits dans les 2 derniers mois, vous prenez le risque de diluer votre crédibilité. Idéalement, vous allez rassembler les informations nécessaires sur l’année entière.
Quand je parle de collecter des informations, je parle surtout de collecter des FAITS. Oui, des faits ! Parce que pour différencier les réussites des axes d’amélioration, vous allez pointer les écarts entre les résultats attendus et les résultats effectifs.
Pour cela vous allez vous baser sur des éléments qui sont non contestables (les faits), contrairement aux opinions et aux sentiments qui eux, sont contestables.
Pour rappel, les faits sont observables, vérifiables, quantifiables, contrairement aux opinions (qui font appels aux système de valeurs et de croyances personnelles) et aux sentiments (qui font appels aux ressentis)
Par exemple dire à votre collaborateur qu’il est toujours en retard, ou qu’il a le mépris des horaires est contestable. Alors que lui faire remarquer que lors des 3 derniers lundis vous avez constaté qu’il est arrivé à 9h15 alors que la réunion hebdomadaires démarrait à 9h00, c’est factuel et non contestable.
Et vous l’avez compris, ces faits devront être compilés tout au long de l’année à partir de vos observations (et non pas des bruits de couloirs).
Bien évidemment, il n’est pas question de traquer les faits et gestes de vos collaborateurs, mais de noter ce qui vous semble important. Et ce qui est réellement important en management par la bienveillance, c’est de relever surtout ce qui est positif.
Et oui, vous avez bien noté. Pour motiver vos équipes, il est important d’évaluer ses collaborateurs en vous basant sur des faits positifs. Selon le ration Losada, développé par Marcial Francisco Losada, psychologue chilien de l’université Ann Arbor au Michigan, il existe un rapport idéal entre les phrases positives et les phrases négatives entre deux personnes, pour que la relation se passe bien et que la performante soit optimale. Il faudrait qu’il y ait 6 interactions positives pour une interaction négative. Un ratio de 6 pour 1.
Autre élément d’importance : la phase de préparation va également être pour vous l’occasion de mener une réflexion préalable sur les messages que vous souhaitez faire passer, sur les objectifs à fixer, sur vos attentes et sur le mode de fonctionnement de l’équipe.
2- L’accueil
L’accueil va donner le tempo de l’entretien. L’objectif est de créer un climat de confiance, dans le but d’avoir un échange sincère à portée positive.
Par exemple, prendre le temps de boire un café, de partager un carreau de chocolat peut être une bonne entrée en matière. Ce sera également l’occasion de lui rappeler le but de l’entretien et ses différentes étapes.
3- Le bilan de l’année écoulée
Le bilan de l’année consiste à pointer les écarts entre les résultats attendus et les résultats obtenus.
Ce moment peut être délicat, aussi bien pour vous que pour votre collaborateur. Pour contourner les blocages, proposer une évaluation croisée s’avèrera idéal : Le collaborateur s’évalue en premier, vous validez ou non cette évaluation, vous analysez ensemble les différences d’évaluation en vous basant sur des observations concrètes (des faits), et enfin, vous définissez ensemble des pistes de progrès.
Cette méthode participative permet à votre collaborateur de devenir acteur de son propre changement.
Pour permettre cette évaluation croisée, il sera utile d’informer et de laisser du temps à votre collaborateur en amont. L’objectif étant de lui permettre de réfléchir avant l’entretien sur les questions que vous allez lui poser, d’établir son propre bilan, de préparer ses arguments, et les messages qu’il veut faire passer.
Lors de l’entretien, le but est de libérer la parole et donc d’éviter les vexations. On parlera plutôt de fixer des objectifs d’amélioration plutôt que de points négatifs, et on évitera tout jugement bien/pas bien au profit de la maitrise ou pas des compétences. Et on proposera une formation adaptée au renforcement desdites compétences.
4- Les objectifs de l’année à venir
Ils seront classés en 3 catégories : Les objectifs permanents (qui se répètent dans le temps), les objectifs de progrès (ceux qui nécessitent une amélioration) et les objectifs de projets, (qui sont nouveaux)
Ces objectifs doivent être SMART : Spécifiques (qui définissent précisément ce qui doit être fait et par qui), Mesurables (dont la quantité et la qualité doivent pouvoir être évaluées précisément), Acceptables (atteignables et acceptés), Réalistes (envisageable mais suffisamment motivants) et Temporairement définis (définis et délimités dans le temps).
Ils doivent évidemment dépendre de la marge de manœuvre du collaborateur, et ils seront hiérarchisés par ordre d’importance. 4 objectifs par an semble être idéal pour rester focus.
5- Les souhaits d’évolutions de vos collaborateurs
L’évolution de carrière des collaborateurs est un enjeu clé pour vous manageur, pour l’intéressé évidemment, mais aussi pour toute l’organisation.
Pour vous c’est un formidable levier de motivation et pour l’entreprise, cela permet d’assurer son développement. En anticipant l’évolution professionnelle de vos collaborateurs, vous offrez à chacun la possibilité de se former, d’accroître ses compétences, d’évoluer dans sa carrière tout en permettant à l’entreprise de faire de la croissance.
Pour cela, vous analyserez les écarts entre les compétences actuelles et les compétences requises, pour évaluer le besoin de formations.
Attention, prendre connaissance des désirs d’évolution des collaborateurs ne veut pas dire promettre. Il sera nécessaire de prendre le temps d’étudier chaque demande avant de s’engager.
6- La conclusion
Vous laisserez votre collaborateur s’exprimer en premier sur l’entretien d’évaluation. Vous vous exprimerez par la suite, (sans qu’aucun de vous ne cède à la tentation de refaire l’entretien), en terminant toujours par une note positive, et en manifestant votre confiance à votre collaborateur.
L’entretien d’évaluation est un engagement écrit. Aussi chacun des points vus dans les étapes ci dessus (excepté la préparation) devra être indiqué dans le document support. Il doit être co-signé en 2 exemplaires, un pour vous et un pour le collaborateur (voir 3 si le service RH le réclame).
Cet engagement écrit sera le précieux plan d’action de l’année à venir, et permettra de procéder à l’évaluation l’année suivante.
7- Le suivi
La tentation est grande, aussi bien pour votre collaborateur, que pour vous, de « classer » le document de synthèse à la fin de l’entretien.
Surtout pas ! Il est le plan d’action de l’année, aussi bien sur les objectifs à atteindre que sur le mode de fonctionnement de votre service. C’est le support qui vous permettra le suivi des objectifs de l’année pour garantir l’atteinte desdits objectifs et le maintien d’une motivation constante.
Il est le cadre que vous posez en début d’année, garant de la bonne entente et de la performance de votre équipe.
Pour maintenir la motivation de vos collaborateurs, il est recommandé de prévoir un RDV en milieu d’année, histoire de faire le point à mi parcours pour évaluer le reste à faire.
Reste maintenant plus qu’à… Réaliser cet entretien et commencer à récolter les faits positifs pour l’année prochaine.
Je vous souhaite un management passionnant et bienveillant.
Aline Desvignes
Coach pour dirigeants d’entreprise et managers au sein de la société Envergure Coaching
